Datenschutz-Information für unsere Geschäftspartner

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben hat einen hohen Stellenwert für uns. Nachfolgend möchten wir Sie als Geschäftspartner, als Ansprechpartner eines Geschäftspartners oder als Rechnungsempfänger über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren. Diese Information gilt gleichermaßen für Geschäftskunden und Privatpersonen.

Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die Lebenshilfe Bremervörde/Zeven gGmbH, Industriestraße 2, 27432 Bremervörde, Telefon: 04761 9948-0, E-Mail: info@lhbz.de.

Art der Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder aufgrund berechtigter Interessen berechtigt sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen.

Wenn Sie als Geschäftspartner bzw. Ihr Unternehmen eine Geschäftsbeziehung mit uns eingeht oder wenn wir Ihnen Rechnungen ausstellen, verarbeiten wir daher in der Regel folgende personenbezogene Daten:

• Anrede, Vorname, Nachname,
• eine gültige E-Mail-Adresse,
• Anschrift (Geschäfts- bzw. Rechnungsadresse),
• geschäftliche Telefonnummer (Festnetz/Mobil),
• die erforderlichen Angebots- und Vertragsinformationen (u. a. Gegenstand der Geschäftsbeziehung, Art der Leistung, Preisinformationen, Ausführungsmodalitäten, Ausführungszeitpunkt, Informationen zur Fälligkeit),
• Informationen rund um die Durchführung der Geschäftsbeziehung (Korrespondenzdaten, etwaige Gewährleistungsfragen, Dauer der Geschäftsbeziehung),
• ggf. Steuernummer, USt-IdNr., HRB-Nummer sowie geschäftliche Bankverbindung,
• Zahlungs- und Abrechnungsdaten (Bankverbindung, Rechnungsbetrag, Zahlungsstatus),
• ggf. Leitweg-Identifikationsnummer.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 b) DSGVO)

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann zum einen aufgrund der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die einer vertraglich geregelten Geschäftsbeziehung vorausgehen, oder zum anderen für die Erfüllung der Pflichten aus einem geschlossenen Vertrag mit Ihnen erforderlich sein. Hierunter fallen beispielsweise die Abwicklung von Kaufaufträgen, Lieferungen oder Zahlungen, die Erstellung und Beantwortung von Angebotsanfragen sowie die Festlegung der Begründung oder Bedingungen eines Vertragsverhältnisses. Dies umfasst auch die Erstellung und den Versand von Rechnungen, einschließlich elektronischer Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung, sowie die Nachverfolgung des Zahlungsstatus.

Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich im Einzelfall aus gesetzlichen Vorgaben. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen gehören z. B. die Erfüllung von Aufbewahrungs- und Identifikationspflichten, steuerliche Kontroll- und Meldepflichten, handels- und außenhandelsrechtliche oder sanktionsrechtliche Vorschriften und die Datenverarbeitung im Rahmen von Behördenanfragen. Hierzu zählen ferner die Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG, die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung nach dem Wachstumschancengesetz und der E-Rechnungsverordnung, die Aufbewahrungspflichten nach dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO) sowie die Sicherstellung der Integrität und Authentizität elektronischer Rechnungen gemäß § 14 Abs. 1 UStG.

Zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 c) DSGVO)

Die Zwecke der Datenverarbeitung ergeben sich im Einzelfall aus gesetzlichen Vorgaben. Zu diesen rechtlichen Verpflichtungen gehören z.B. die Erfüllung von Aufbewahrungs- und Identifikationspflichten, z.B. im Rahmen von Vorgaben zur Verhinderung von Geldwäsche, steuerliche Kontroll- und Meldepflichten, handels- und außenhandelsrechtlichen oder sanktionsrechtliche Vorschriften und die Datenverarbeitung im Rahmen von Behördenanfragen.

Zur Erfüllung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 f) DSGVO)

Zudem kann es erforderlich sein, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt. Die berechtigten Interessen sind insbesondere der Abschluss oder die Durchführung von Verträgen und anderen Geschäftsbeziehungen mit unseren Geschäftspartnern für die Sie ggf. als Vertreter oder als Mitarbeiter tätig sind. Des Weiteren sind berechtigte Interessen interne Verwaltungszwecke (z.B. für die Buchhaltung oder Prozess- und Ablaufoptimierung) oder die Auswahl geeigneter Geschäftspartner, die Sicherstellung der IT-Infrastruktur unseres Unternehmens sowie die Durchführung von Compliance-Untersuchungen, die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche, Abwehr von Haftungsansprüchen, die Gewährleistung der Gebäude- und Anlagensicherheit  oder die Verhinderung von Straftaten und die Regulierung von Schäden, die aus der Geschäftsbeziehung resultieren. 

Bei Vertragsschluss erheben wir zur Erfüllung der oben genannten berechtigten Interessen vereinzelt über Auskunfteien Daten über Ihre Bonität. Die Daten der Auskunfteien zur Bonität nutzen wir zur Prüfung der Kreditwürdigkeit. Die Auskunfteien speichern Daten, die sie beispielsweise von Banken oder Unternehmen erhalten. Zu diesen Daten zählen insbesondere Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift und Informationen zum Zahlungsverhalten. Informationen zu den von Ihnen gespeicherten Daten erhalten Sie direkt von den Auskunfteien.

Soweit Sie an einem von uns angebotenen Vertragsabschluss mittels digitaler Signatur (z. B. Adobe Sign) teilnehmen, verarbeiten wir Ihre Daten, insbesondere E-Mail-Adresse, IP-Adresse sowie die Zeitpunkte, zu denen Sie das jeweilige Vertragsdokument bearbeitet, also z. B. freigegeben, angezeigt oder digital signiert haben, jeweils mit Uhrzeit und Datum. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten und schnellen digitalen Abwicklung der Vertragsunterzeichnung sowie der entsprechenden Protokollierung des Unterschriftenverfahrens zu Nachweiszwecken. Zudem besteht die Möglichkeit, bestimmte Verträge mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur zu unterzeichnen. In diesem Fall verarbeiten wir zusätzlich zu den genannten Daten auch die Zertifikatsdaten Ihrer Signatur.

Unser berechtigtes Interesse besteht dabei darin, zu prüfen, ob Sie eine gültige qualifizierte elektronische Signatur besitzen, durch welche ein mögliches gesetzliches Schriftformerfordernis ersetzt werden kann. Voraussetzung für die Verwendung einer qualifizierten elektronischen Signatur ist eine Registrierung bei einem Trust Service Provider (z. B. D-Trust / Bundesdruckerei), welche Sie selbstständig vornehmen müssen. Der jeweilige Provider verarbeitet Ihre bei der Registrierung anzugebenden Daten jedoch in eigener Verantwortlichkeit und nicht in unserem Auftrag.

Aufgrund einer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a) DSGVO)

Daneben kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf einer freiwilligen Einwilligung im Sinne des Art. 6 Abs. 1 S. 1 a) DSGVO beruhen.

Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung und zur Erfüllung der damit verbundenen Pflichten erforderlich sind, zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet oder aufgrund berechtigter Interessen berechtigt sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, eine Geschäftsbeziehung mit Ihnen einzugehen. Für den digitalen Rechnungsversand ist insbesondere die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse bzw. eines elektronischen Empfangsweges erforderlich. Sofern Sie keinen elektronischen Empfangsweg angeben möchten, erfolgt der Rechnungsversand auf postalischem Weg, soweit dies gesetzlich zulässig ist.

Speicherdauer/Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten werden so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche bzw. vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Relevant sind hierbei insbesondere die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten aus dem Handelsgesetzbuch (§ 257 HGB) und der Abgabenordnung (§ 147 AO). Für Rechnungen und Buchungsbelege gilt eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Für Handelsbücher, Jahresabschlüsse und vergleichbare Unterlagen beträgt die Aufbewahrungsfrist zehn Jahre. Für Handels- und Geschäftsbriefe gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Buchungsbeleg entstanden bzw. der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden Ihre Daten gelöscht, sofern Sie nicht in eine darüber hinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben oder weitere rechtliche Gründe für eine fortdauernde Speicherung bestehen.

Im Rahmen der Vertragsbeziehungen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Wahrung berechtigter Interessen erhalten auch Auftragsverarbeiter, Behörden oder Dienstleister Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.

Empfänger/Kategorien von Empfängern Ihrer Daten

Im Rahmen der Vertragsbeziehungen, zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten und zur Wahrung berechtigter Interessen erhalten auch Auftragsverarbeiter, Behörden oder Dienstleister Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten.

Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben wird hierbei vertraglich sichergestellt.

Im Falle von Vertragsabschlüssen mittels digitaler Signatur sind Ihre Daten zudem für alle an der Vertragsfreigabe und -unterzeichnung beteiligten Personen zugänglich, da diese nach Vertragsunterzeichnung ein Protokoll erhalten, indem sämtliche Bearbeitungsschritte, inkl. E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit ersichtlich sind. Weiterhin können Ihre Daten für die jeweiligen Dienstleister zugänglich sein, welche wir für das entsprechende digitale Unterschriftenverfahren einsetzen. Bei Adobe Sign ist dies Adobe Systems Software Irland Limited, 4-6 Riverwalk, City West, Business Campus, Saggart D24, Dublin, Irland. Soweit bei digitalen Vertragsabschlüssen eine qualifizierte elektronische Signatur genutzt wird, sind Ihre Daten zusätzlich für die D-Trust GmbH, Kommandantenstraße 18, 10969 Berlin zugänglich, da durch diese die Prüfung der Gültigkeit der Signatur erfolgt.

Sollten wir personenbezogene Daten an Empfänger außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, mit dem Datenempfänger ein angemessenes Datenschutzniveau vereinbart worden ist (zum Beispiel mittels EU-Standardvertragsklauseln) oder uns Ihre Einwilligung hierzu erteilt wurde.

Ihre Datenschutzrechte

Sie haben das Recht, auf Antrag unentgeltlich Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 Abs. 1 DSGVO). Zusätzlich haben Sie bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ein Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO) und Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) Ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie haben das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen, wenn die Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO verarbeitet werden. Bitte richten Sie den Widerruf an: datenschutz@lhbz.de.

Sie haben das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Datenverarbeitung zu erheben, wenn die Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeitet werden. Bitte richten Sie den Widerspruch an: datenschutz@lhbz.de.

Zudem steht Ihnen ein Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu. Zuständig ist die Datenschutz-Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie wohnen oder in dem der Verantwortliche seinen Sitz hat oder in dem sich der Datenschutzverstoß ereignet hat.

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie über datenschutz nord GmbH, Konsul-Smidt-Str. 88, E-Mail: office@datenschutz-nord.de, Telefon: 0421 69 66 32-0.

Bitte geben Sie bei Anfragen an unseren Datenschutzbeauftragten den oben genannten Verantwortlichen an.